御社で無駄な定例会議を行なっていませんか？

毎朝の朝礼、毎週の週報、全体会議・・・・
会議と名のつくものが溢れています。でもそれって本当に必要でしょうか。

全体会議、不要です

全社会議、全体会議を毎週とか毎月行っていませんか？
これ、本当に必要なのかどうか疑問に思っている部下が多くいると思います。
全体会議が不要な理由は、
「関係のない人の時間を奪ってしまっている」からです。
例えば、A事業の販売部門10人とB商品事業10人の販売部門がそれぞれあるとして、
全体会議では、A事業部の今月の売上報告やこれからの取り組みなどの報告、アイデア出しを30分、
B事業部についても同様の内容を30分、計１時間の会議だったとします。
この場合、A事業部の内容をB事業部が聞いたところで何の意味もありませんから、
ただぼーっと聞くだけになります。
同様にB事業部の内容をA事業部の人が聞く必要もありません。
全体会議を行なっている会社の人にとっては身に覚えがあると思います。
このケースで言えば、A事業部の話を聞いてるB事業部の人の時間は30分×10人分、
同様にB事業部の話を聞いているA事業部の人の時間は30分×10人分になります。
つまり、300分＋300分＝600分＝10時間分になります。これが無駄です。

ここで、経営層はこう思う人もいるはずです。
「そうは言っても、A事業部の人がB事業部の活動を把握するのは必要なことだし、
反対も然りで、情報共有する時間は無駄ではない」と。
確かにそういう側面もあるのですが、ここまで時間をかける必要がありません。
A事業部の活動はシステム上で案件をパッと確認すれば１分で終わるでしょう。
これが定例で全体で会議をやってしまう故の日本の生産性の悪さです。
何かしらちょっとでも情報共有になってるんだからと、
言い訳をつけて意味があるように定義してしまいます。

でも、本来、では情報共有が目的なら情報共有のための会議を時間を決めて
別でやった方が早いし、内容も深くなるし、
簡単な共有であればシステム上で確認、みたいなことですみます。
全体で会議を行う必要はありません。
必要な時に必要な会議を随時行えばいいのです。

定例の会議、不要です

定例で行う会議も意味がありません。むしろデメリットの方が多いです。
デメリットの例を言えば
・情報伝達が遅くなる
・会議のための余分な仕事が増える
・無駄な会議に時間を取られる
などが挙げられます。

無駄な会議に時間が取られるというのは前述と重複するので、
他の２点の具体例を出すと、
例えば、今日判明している情報があったとします。
例で言えば、
顧客から値引きの依頼があって再見積になったけれども
値引きさえすれば、おそらく受注できそうな案件があったとします。
会議が３日後にある場合、部下の人の中にはこう考える人もいるでしょう。
３日後すぐ直近で会議があるからその時に上司に相談しよう。と。
で３日後の会議の時に相談して見積を出し直す頃には１週間が過ぎることになります。
このような場合は、顧客から依頼があった時点ですぐ上司に相談して即対応すれば、
すぐ顧客へ連絡をして受注確度を高めることができます。
営業していれば誰でも知っていることですが、
時間がかかれば顧客の熱が冷めます。早いは価値です。

今回の見積のケースは例ですが、これ以外にも同じようなことが
日々起こっています。定例会議となると何か発言しなければなりません。
こんな美味しい見込みの高い案件もってますって言うのも、
その時いうとただの報告に紛れてしまって（社内的な）価値が小さいから、
会議の時に発表しよう、などと考えてしまいます。
定例会議は、区切りを与えてしまって、そこにスケジュールが合わさってしまいます。
無駄な会議でまとめて報告を受けなくても、随時報告した方が良くないですか？

また、会議のために資料を作る人も出てきます。
上長が確認しやすいように見やすいパワーポイントを作って、、、と。
アホかと思います。
Aという内容を口頭で伝えようが、A4一枚にまとめようが、
３時間かけて作ったパワポで伝えようが、AはAです。
内容が伝えわれば結果同じなので、
一番早くつかわるやり方がいいのに、
無駄な資料ばっかり作って時間を浪費している人を見かけます。

無駄な会議の無くし方とは

無駄な会議の無くし方は、定例会議をなくし、必要な会議を必要な時に開く、ただそれだけです。
報告系の会議は本当に意味がありません。
社内システムやチャット等で連絡をすれば終わるのをみんなの時間を奪って共有するだけの悪行です。
意味のある会議は、アイデア出しや、会社の利益になることを話し合って追求する時間などは
有効な会議であることが多くあります。
ぜひ自社の行なっている会議を一度見直して、参考にしていただければと思います。